Stratejik Tedarik ve İhale Yönetimi

Tüm teklifler ihale öncesi yaklaşık maliyetin belirgin biçimde üzerinde geldiğinde ilk adım nedenini anlamaktır. Yaklaşık maliyet güncelliğini yitirmiş, şartname maliyeti artırıyor, ticari koşullar tedarikçilere fazla risk yüklüyor, kapasite dar ya da rekabet çok zayıf olabilir. Her biri farklı bir yanıt gerektirir.

Sorun katılımcı havuzundaysa, yani teklif verenler çok azsa ya da hepsi aynı bölgedense, en düşük teklifi pazarlıkla aşağı çekmek alıcıyı yine yoğunlaşmış bir tedarikçi tabanının riskine açık bırakır. Bu durumda önerimiz ikinci bir ihale olabilir: ihaleyi, fiyatların yaklaşık maliyeti aştığını belirterek açıkça iptal etmek ve yeni ihaleye kadar geçen süreyi katılımcı havuzunu genişletmek için kullanmak. Alışılmış bölgenin dışındaki yetkin üreticiler belirlenir, değerlendirilir ve denetlenir; kalite kontrolleri de yeterlik süreci takvimi geciktirmesin diye paralel yürütülür. İkinci ihale böylece içinde gerçek rekabet olan bir piyasaya çıkar.

Rekabet kendiliğinden oluşmaz. İhaleden kimin haberdar olduğuna, katılmanın ne kadar zahmetli olduğuna ve tedarikçilerin sürecin adil olduğuna inanıp inanmadığına bağlıdır. Güvenilir hacimler, açık dokümanlar, önceden ilan edilen kriterler ve kazanamayan isteklilere tutarlı geri bildirim, katılımı zamanla artırır; çünkü tedarikçiler sürecin teklif hazırlama emeğinin karşılığını verdiğini öğrenir.

Parçalı talep, tedarikçilere en iyi koşullarını sunmaları için bir neden vermez. Üç birimin üç farklı zamanda sipariş ettiği aynı kalem, tek ve anlamlı bir sözleşme yerine üç küçük sözleşmedir. Talebi kurum genelinde haritalamak ve üretim planlama, finans ve hukuk birimleriyle mutabık kalarak çerçeve anlaşmalara ve planlı çağrı siparişlerine dönüştürmek, piyasanın sunacağı fiyatı da ödeme koşullarını da değiştirir.