Satın Alma Yapılanması ve İşletim Modeli
Birçok kuruluş, satın almanın artık kişisel alışkanlıklarla yürüyemeyeceği bir noktaya gelir: yeni bir tesis açılır, şirket düzenlemeye tabi pazarlara doğru büyür, bir denetim yaklaşır ya da satın almanın nasıl yürüdüğünü bilen kişiler ayrılır. Bu noktada kurumun, koltukta kim oturursa otursun çalışan bir satın alma birimine ihtiyacı vardır.
Satın alma politikalarını, sorumlulukları, onay akışlarını ve kayıtları tasarlıyor, bunları kurumun hâlihazırda kullandığı araçlar üzerinde kuruyor ve ekipleri iç denetimlere, müşteri denetimlerine ve belgelendirme denetimlerine hazırlıyoruz.
Yaklaşımımız
Bugünkü durumu değerlendirmek.
Satın almanın bugün gerçekte nasıl yürüdüğünü inceleriz: kim talep ediyor, kim onaylıyor, tedarikçileri kim seçiyor, kayıtlar nerede tutuluyor ve hangi veriler var. Çoğu zaman en değerli bilgi e-posta kutularına, kişisel dosyalara ve kâğıt arşivlere dağılmıştır.
Satın alma kayıtlarını birleştirmek ve doğrulamak.
Herhangi bir tasarıma başlamadan önce geçmiş harcamaların, tedarikçilerin, fiyatların ve sözleşmelerin kullanılabilir bir resmini yeniden oluştururuz; böylece yeni birim boş bir sayfayla değil, bir geçmişle başlar.
İşletim modelini tasarlamak.
Roller, sorumluluklar ve onay limitleri, satın almanın finans, hukuk, kalite ve talep eden birimlerle nasıl çalışacağıyla birlikte tanımlanır. Tasarım kurumun ölçeğine uygundur: çok uluslu bir şirketten kopyalanmış bir yapı değil, net kuralları olan yalın bir birim.
Prosedürleri yazmak ve süreci kurmak.
Satın alma politikası, prosedürler, satın alma talebi ve onay akışları, tedarikçi değerlendirme ve onaylı tedarikçi listesi, sözleşme ve çerçeve anlaşma şablonları. Ayrı bir sistem için bütçe sınırlıysa süreçler, kullanılmakta olan platformlar üzerinde dijitalleştirilir.
Denetime hazırlanmak ve birimi devretmek.
Birim, karşılaşacağı denetimlerin gereksinimlerine göre gözden geçirilir ve ekip birimi yürütmek üzere eğitilir. Dokümantasyon ve eğitim materyalleri kurumda kalır.
Temel konular
Bireylere bağlı bir satın alma birimi, onlar ayrıldığında onlarla birlikte gider. Belgelenmiş prosedürler, ortak kayıtlar, tanımlı onaylar ve hafızayla değil süreçle güncellenen bir tedarikçi listesi; birimi personel değişikliklerine karşı dayanıklı kılar ve kararlarını denetçilere ve yönetime açıklanabilir hâle getirir.
Ayrı bir satın alma platformu her zaman karşılanabilir ya da gerekli değildir. İzlenebilir onaylar, tek bir tedarikçi listesi, aranabilir kayıtlar ve daha kısa döngü süreleri gibi faydaların büyük kısmı, birçok kuruluşun zaten lisansına sahip olduğu iş birliği ve doküman platformlarında elde edilebilir. Sistem daha sonra, süreç onu gerekçelendirecek olgunluğa ulaştığında gelebilir.
Belgelendirme kuruluşları, düzenleyiciler ve büyük müşteriler satın almayı yakından inceler: tedarikçi seçimi, onaylar, izlenebilirlik ve uygunsuzlukların ele alınışı. Bu denetimler göz önünde bulundurularak tasarlanmış bir birim, her birine ayrı bir proje gibi hazırlanmak yerine olağan işleyişinin parçası olarak bunlara hazırdır. Herhangi bir denetimin sonucu yine de sürecin ne kadar tutarlı uygulandığına bağlıdır.
Neler sunuyoruz
- Satın alma uygulamalarının ve kayıtlarının mevcut durum değerlendirmesi
- Harcama, tedarikçi ve sözleşme kayıtlarının birleştirilmesi ve doğrulanması
- Satın alma işletim modeli: roller, onay limitleri, arayüzler
- Satın alma politikası ve prosedürleri
- Mevcut platformlarda dijitalleştirilmiş satın alma talebi, onay ve sipariş süreci
- Tedarikçi değerlendirme prosedürü ve onaylı tedarikçi listesi
- Sözleşme ve çerçeve anlaşma şablonları
- Denetime hazırlık incelemesi
- Ekip eğitimi ve devir dokümantasyonu
İlgili vaka çalışmaları
İlgili hizmetler
Satın almayı sıfırdan mı kuruyorsunuz, yeniden mi yapılandırıyorsunuz?
Nereden başladığınızı ve neye hazır olmanız gerektiğini anlatın.